GED : comment optimiser la gestion électronique des documents et améliorer votre productivité

Mal classé et organisé, retrouver un dossier peut prendre plusieurs heures. Et parfois, mettre des documents en papier dans l’ordre en vue de les archiver peut être un vrai casse-tête, sans mentionner que cela peut considérablement ralentir la productivité de vos collaborateurs et donc nuire à la qualité des services fournis par chaque pôle concerné de l’entreprise. Nous vous expliquons dans cet article les bonnes manières d’optimiser la gestion de vos documents électroniques. Et comment cette solution optimisera-t-elle votre productivité ?

Qu’est-ce que la GED ?

La GED pour Gestion Électronique des Documents, également de son autre nom, ECM, désigne une solution informatique qui permet de gérer et stocker facilement des documents numériques. Ce système de gestion de documents dématérialisés est utile aux entreprises. Il est proposé sous la forme d’un logiciel informatique à installer en interne ou en SaaS, accessible en ligne. Grâce à la GED, les documents papiers des entreprises sont ainsi numérisés. Par ailleurs, l’ensemble des procédures de gestion des documents des services (RH, financiers, etc.) est dématérialisé.

Documents comptables, règlement de fonctionnement, projet d’établissement, rapport d’évaluation interne et procédure qualité, document RH… Et ce ne sont même pas l’ensemble des documents dont vous serez amené à gérer, stocker et classer en interne pour le bon fonctionnement de votre entreprise. La solution idéale semble ainsi être la numérisation des documents de votre entreprise ! La dématérialisation répond à un véritable enjeu de productivité et de qualité de service.

Quels sont les avantages de la GED ?

Un logiciel de gestion électronique des documents propose plusieurs avantages à une entreprise. Les fonctionnalités dont il dispose permettent de gérer au mieux toutes les étapes du cycle de vie d’un document numérique. En effet, les fonctionnalités attendues d’un logiciel de Gestion Documentaire sont :

• La conservation des documents papiers en version électronique ;
• Le stockage, le classement et hiérarchisation d’un document numérique ;
• L’archivage sécurisé d’un document électronique ;
• Le partage et la consultation facile d’un document numérique tel qu’une facture, un contrat, une note de frais ;
• L’accès facile et rapide à un document grâce à un système de recherche ;
• Etc.

Il est à noter que la GED correspond aussi à une solution adaptée aux entreprises qui souhaitent développer leur productivité et améliorer la sécurité des données stockées en interne. Les documents numériques sont stockés, gérés et partagés entre les collaborateurs de l’entreprise, ce qui facilite aussi bien la communication que réduisent les coûts en rapport à l’impression de dossiers papier avec plusieurs intercalaires. La GED réduit par ailleurs les coûts de l’entreprise en termes de logistique des archives (box de stockage, consommation d’encre et de papier, etc.). Tous ces avantages mettent en avant l’importance de la GED dans une entreprise.

Quels sont les principaux outils de la GED ?

La gestion et l’utilisation des dossiers numériques doivent respecter des procédures précises adaptées à leur format. Dans tous les cas, l’utilisateur du logiciel GED suit le même principe que dans le cas d’un document papier.

À noter que le développement d’une stratégie de gestion des documents digitaux nécessite l’utilisation de logiciels spécialisés. Les fonctionnalités de ce type de logiciels se distinguent par :

• La gestion virtuelle des documents ;
• Le système d’archivage numérique qui assure la conservation, la protection et l’intégrité des fichiers et leurs données ;
• La validation cryptographique (signature électronique).

Comment mettre en place une GED ? Quelles sont les étapes pour mettre en place une GED ?

Voici les principales étapes à suivre pour la mise en place de la GED pour optimiser la gestion de vos documents d’entreprise et bénéficier des autres avantages qu’elle propose.

Création des fichiers

Lors de cette étape, il vous faudra convertir vos documents papiers sous format numérique. Pour ce faire, notamment pour que le transfert direct des fichiers dans le logiciel GED réussisse, il convient au préalable de rassembler tous les documents, papiers et nativement digitaux. Il est aussi possible de créer directement des documents à partir du logiciel GED. Effectivement, la solution GED doit intégrer plusieurs formats de fichiers pour faciliter le transfert (PDF, JPEG, Word, Excel, etc.).

Traitement des documents

Cette prochaine étape consiste à classer au référencement et à indexer les documents.

Le procédé reste simple. Il convient de décrire le document numérique en lui attribuant des informations ou en lui associant une étiquette afin de faciliter son exploitation (type de fichier, date de création, responsable de la création, contenu, etc.).

Créez une liste de dossiers et glissez chaque fichier selon les informations dont ils détiennent.

Stockage des données

La conservation et le stockage des fichiers électroniques sont les plus grands atouts de la GED. Plus le logiciel détient une capacité importante de stockage et plus l’entreprise peut dématérialiser ses documents et les stocker. La capacité du GED doit ainsi être adaptée au volume global de documents exploités par l’entreprise.

Diffusion et consultation

La mise en œuvre d’un logiciel GED est surtout de faciliter l’accès aux documents et gagner du temps dans la recherche d’une information.

Ainsi, après le partage des fichiers auprès des collaborateurs de l’entreprise, permettez à ces derniers un droit de modification sur les documents. Ils peuvent dans ce cas, grâce aux options en lecture seule ou mode éditeur, apporter des changements aux différents fichiers si besoin est.

Définissez convenablement les spécifications de chaque service pour une diffusion, consultation et modification adaptées des documents.

Archivage des documents

Les systèmes GED permettent également de conserver les documents à leur fin de vie. L’archivage concerne notamment les documents importants de l’entreprise, souvent la conservation intervient pour des raisons légales.

La suppression des fichiers qui ne sont plus utiles est aussi une option, en plus d’optimiser l’espace de stockage de la GED pour pouvoir accueillir les nouveaux documents.

Les meilleures pratiques pour optimiser une GED

L’accès à la solution par l’ensemble des collaborateurs

Il serait une erreur de limiter la gestion électronique des documents aux managers de l’entreprise. Les collaborateurs d’un niveau hiérarchique en dessous doivent pouvoir y accéder facilement pour la réussite de la transition digitale de la gestion des documents de la société.

Il ne faut pas oublier qu’à partir du 1er juillet 2024, les entreprises établies en France doivent obligatoirement émettre leur facture en version numérique et plus papier. La transition vers la gestion électronique des documents devient ainsi une affaire de tous, les documents de l’entreprise devant également être en version électronique.

Intégrer rapidement les collaborateurs dans le processus permettra ainsi de construire une GED de manière optimale.

Pour ce faire, il faut prendre en compte les méthodes de travail de chaque équipe et leurs besoins afin de pouvoir mettre en place une GED adaptée. Lors d’une consultation générale des collaborateurs, les questions peuvent s’orienter autour :

• Du type de documents utilisé quotidiennement ;.
• Du type de documents édité le plus souvent ;
• De la fonctionnalité de la GED qu’il convient de développer

Les besoins recensés seront organisés dans un cahier de charge pour constituer une référence par rapport au projet de gestion électronique des documents.

La sélection du bon logiciel

Le choix du logiciel GED doit répondre aux besoins de l’entreprise en tenant compte des enjeux et des attentes de chaque cœur de métier. Il est possible d’opter pour :

• Une solution clé en main, ayant les fonctionnalités de base comme la gestion, la numérisation et l’indexation, le stockage et archivage, la consultation ;
• Un logiciel type Saas, dont les fonctionnalités sont à configurer et les documents à paramétrer ;
• Un logiciel sur-mesure.

La formation des équipes

L’organisation globale de l’entreprise peut être bouleversée par la mise en place de la GED. Aussi, sa seule mise en place ne garantit pas la réussite de la société, il convient de sensibiliser et de former les collaborateurs. Le succès de la gestion des documents grâce à la GED repose sur la formation et l’accompagnement des employés. En effet, cet outil permet avec aisance d’optimiser la productivité de vos collaborateurs.